ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Chuẩn bị kiểm kê USB Token trước khi chuyển văn phòng
Khi chuyển văn phòng, Quý khách nên kiểm kê USB Token BKAV riêng trước khi đóng gói máy tính và thiết bị khác. Token có kích thước nhỏ, dễ bị để lẫn trong hộp phụ kiện hoặc chuyển theo máy của người đang sử dụng. Chúng tôi hướng dẫn Quý khách ghi nhận thiết bị, thông tin chứng thư, người giao và người nhận để thuận tiện kiểm tra khi đến địa điểm mới.
Quý khách chuẩn bị một bảng theo dõi cho từng Token và kiểm tra bằng BkavCA Token Manager trước ngày chuyển. Sau khi nhận tại văn phòng mới, đối chiếu lại thiết bị với bảng này rồi kiểm tra khả năng sử dụng trên máy tính được phân công. Mã PIN cần được quản lý riêng, không ghi trên nhãn đóng gói hoặc phiếu kiểm kê. Nếu phát hiện thiếu hoặc hỏng thiết bị, Quý khách báo ngay người phụ trách để xử lý kịp thời.
Bước 1. Lập danh mục trước ngày chuyển
Quý khách tạo bảng kiểm kê có mã tài sản, mô tả thiết bị, chủ thể chứng thư, mã số thuế/mã định danh, serial chứng thư, ngày hết hạn, người quản lý, bộ phận sử dụng, nơi lưu hiện tại và điểm đến mới. Ghi riêng từng Token; không ghi một dòng “Token phòng kế toán” nếu có nhiều chứng thư khác chủ thể.
Đối chiếu thực tế bằng cách cắm từng thiết bị vào máy được phép, mở Token Manager và xác nhận phần mềm nhận Token. Lưu tên chủ thể, serial và hạn chứng thư cần thiết; không chụp màn hình có dữ liệu không liên quan. Gắn nhãn tài sản bên ngoài thiết bị, nhưng không viết PIN, mật khẩu, mã đăng nhập hoặc thông tin cá nhân dư thừa lên thân USB.
Ghi các hồ sơ cần ký trong giai đoạn chuyển văn phòng và người chịu trách nhiệm. Nếu ngày di chuyển trùng kỳ khai thuế, nộp hồ sơ, thanh toán ngân hàng hoặc ngày kết thúc hợp đồng, giữ một Token được phân công rõ và sẵn sàng tại nơi an toàn. Không đóng gói hết thiết bị vào ngày trước hạn mà không xác nhận ai có quyền tiếp cận.
Bước 2. Chọn người đóng gói và người nhận
Chỉ định một người giao và một người nhận cho mỗi nhóm thiết bị. Người giao kiểm tra mã tài sản, tên chủ thể, serial và bao gói. Người nhận ký xác nhận khi nhận, sau đó giữ thiết bị ở tủ hoặc ngăn khóa đã được phê duyệt. Nếu thuê đơn vị vận chuyển, không để Token không giám sát trong thùng tài sản chung; cân nhắc tự vận chuyển bởi nhân sự được giao nhiệm vụ.
Dùng túi hoặc hộp chống va đập riêng, có danh mục bên ngoài nhưng không ghi thông tin nhạy cảm. Tránh để thiết bị cắm trong máy tính đang vận chuyển. Ghi thời điểm bàn giao, phương tiện di chuyển, tình trạng niêm phong nếu có và số liên hệ của người phụ trách. Mục tiêu là luôn biết thiết bị đang ở đâu và ai đang chịu trách nhiệm.
PIN được bảo quản theo phương thức riêng biệt so với Token. Nếu chính sách công ty yêu cầu đổi PIN khi bàn giao người quản lý, thực hiện sau khi thiết bị đã được nhận và kiểm tra theo hướng dẫn chính thức. Không viết PIN trong bảng tính kiểm kê hoặc gửi cùng mã tài sản.
Bước 3. Kiểm tra sau khi đến văn phòng mới
Quý khách mở niêm phong hoặc hộp theo quy trình, đối chiếu số lượng thiết bị và dấu hiệu hư hỏng. Đưa từng Token vào danh mục mới, ghi rõ vị trí lưu. Cắm lần lượt vào máy đã được phép sử dụng và xác nhận Token Manager nhận thiết bị; xem lại chủ thể, serial và hạn. Nếu máy mới chưa cài phần mềm, tải bộ cài từ trang BKAV và làm theo hướng dẫn của bộ phận CNTT; không tải từ bản sao không rõ nguồn trong thư mục di chuyển.
Kiểm tra máy tính và trình duyệt được dùng cho từng cổng nghiệp vụ. Chuyển văn phòng có thể kéo theo đổi mạng, máy, chính sách proxy hoặc quyền cài đặt, nhưng không được mặc định đó là nguyên nhân nếu Token không nhận. Ghi rõ thông báo và máy nào xảy ra lỗi. Nếu Token được nhận trong Token Manager nhưng cổng không thấy chứng thư, rà bộ ký và đăng ký chứng thư trên hệ thống; đây là lớp xử lý khác với việc kiểm tra phần cứng.
Đối với hồ sơ đang xử lý, xác nhận tài khoản cổng, phương thức nhận OTP/biên nhận và người theo dõi không bị mất khi chuyển địa điểm. Không tự thay đổi cấu hình mạng, tường lửa hay cài thành phần không được phép chỉ để làm hệ thống ký hoạt động. Nhờ bộ phận CNTT xác nhận trước khi thay đổi thiết lập bảo mật.
Bước 4. Nếu Token bị thất lạc hoặc hỏng trong lúc chuyển
Tạm dừng quy trình đóng gói, rà hộp và khu vực cuối cùng thiết bị được xác nhận. Báo quản lý và đầu mối an toàn thông tin, ghi giờ phát hiện, mã tài sản, chủ thể chứng thư, serial nếu có và những người đã tiếp cận. Liên hệ đơn vị cấp dịch vụ qua kênh chính thức để hỏi cách xử lý chứng thư/thiết bị. Không gửi PIN trong yêu cầu hỗ trợ.
Nếu thiết bị hỏng, không tháo vỏ hoặc cố sửa mạch. Chụp tình trạng vật lý nếu cần cho hồ sơ tài sản, nhưng không để lộ giấy ghi PIN bên cạnh. Hỏi nhà cung cấp cách cấp lại hoặc chuyển đổi theo trường hợp cụ thể. Nếu nghi thiết bị bị lấy cắp, xử lý theo quy trình sự cố nội bộ và yêu cầu đơn vị cấp hướng dẫn biện pháp bảo vệ chứng thư phù hợp.
Bước 5. Cập nhật sổ tài sản và lịch kiểm tra
Sau khi di chuyển, cập nhật người quản lý, vị trí lưu, máy được phép sử dụng và ngày rà soát tiếp theo. Giữ bản ghi bàn giao trong hệ thống nội bộ có quyền truy cập giới hạn. Lập nhắc việc kiểm tra chứng thư trước các kỳ nộp quan trọng; không đặt PIN hoặc mật khẩu trong lịch nhắc.
Nếu văn phòng mới có nhiều nhóm người dùng, dùng tủ khóa và sổ mượn thiết bị. Người lấy Token ghi mã tài sản, mục đích, cổng cần dùng, thời gian lấy/hoàn trả. Người quản lý kiểm tra thiết bị khi nhận lại và xác nhận nó không ở trạng thái cắm trong máy. Với các chứng thư cá nhân, giữ quy trình phù hợp với người có tên trong chứng thư và thẩm quyền ký, không chỉ dựa vào người quản lý tài sản.
Biểu mẫu kiểm kê gợi ý
| Mã nội bộ | Chủ thể chứng thư | Serial | Hạn chứng thư | Người quản lý | Vị trí mới | Trạng thái Token Manager |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Điền mã tài sản | Ghi đúng trường hiển thị | Ghi số cần đối chiếu | Ngày/tháng/năm | Họ tên/bộ phận | Tủ/két/phòng | Nhận/không nhận/cần xử lý |
Không thêm cột PIN, mật khẩu hoặc OTP. Nếu cần ghi thông tin người ký có tính riêng tư, giới hạn truy cập bảng theo chính sách lưu trữ của công ty.
Checklist chuyển văn phòng
- Kiểm kê từng Token và chứng thư trước khi đóng gói.
- Gắn nhãn tài sản không chứa PIN hoặc mật khẩu.
- Ghi người giao, người nhận, thời gian và vị trí mới.
- Đóng gói riêng, chống va đập; không để thiết bị trong máy khi vận chuyển.
- Giữ thiết bị cần dùng cho hồ sơ gần hạn ở vị trí đã thống nhất.
- Sau khi đến nơi, đối chiếu số lượng và kiểm tra Token Manager.
- Xác nhận môi trường máy/cổng nghiệp vụ trước khi ký hồ sơ thật.
- Cập nhật sổ tài sản và lịch kiểm tra chứng thư.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để Token trong két cùng giấy ghi PIN?
Không nên gộp thiết bị và thông tin xác thực trong cùng chỗ. Sử dụng phương thức quản lý phù hợp với chính sách của đơn vị.
Chuyển sang máy tính mới có phải đăng ký lại chứng thư không?
Chỉ thay máy tính không tự làm thay đổi chứng thư trong Token. Quý khách cần cài công cụ ký phù hợp trên máy mới và kiểm tra lại việc đăng nhập, nhận thiết bị. Việc khai báo lại trên cổng chỉ thực hiện khi hệ thống yêu cầu hoặc thông tin chứng thư đã thay đổi.
Sau chuyển văn phòng Token không nhận, cần làm gì trước?
Ghi lại máy, cổng USB và thông báo; thử theo hướng dẫn cài đặt chính thức trên một máy được phép. Nếu vẫn lỗi, liên hệ hỗ trợ bằng thông tin đã che dữ liệu không liên quan, không gửi PIN.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Nếu sau khi chuyển văn phòng Quý khách không tìm thấy Token hoặc thiết bị không được máy nhận, vui lòng báo ngay người phụ trách và liên hệ bộ phận hỗ trợ. Thông tin cần chuẩn bị gồm mã thiết bị nội bộ, chủ thể chứng thư, số serial đã lưu và tình trạng hiện tại. Với Token thất lạc, hãy nêu thời điểm cuối cùng còn quản lý được thiết bị để được hướng dẫn biện pháp xử lý phù hợp.