ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Đối chiếu đúng chứng thư trước khi Quý khách nhấn Ký
Trước khi ký hồ sơ bằng BKAV CA, Quý khách nên dành một lượt kiểm tra để chắc chắn đã chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp hoặc người ký. Việc này đặc biệt cần thiết khi máy tính từng dùng nhiều Token, đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc danh sách chứng thư hiển thị các tên gần giống nhau. Chúng tôi hướng dẫn Quý khách đối chiếu theo từng trường thông tin, thay vì chỉ nhìn tên hiển thị rồi xác nhận ký.
Quý khách chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc chi nhánh đang sử dụng, bản tài liệu đã được duyệt và thông tin phân công người ký. Sau đó mở thông tin chứng thư để xem chủ thể, đơn vị cấp, số serial và thời hạn. Các dữ liệu này giúp nhận diện chứng thư, còn quyền được ký hồ sơ cần đối chiếu thêm với phân công hoặc ủy quyền của doanh nghiệp. Nếu có điểm chưa rõ, Quý khách nên xác nhận trước khi gửi tài liệu đi.
Bước 1. Xác định bộ hồ sơ tham chiếu
Trước hết, xác định giao dịch cụ thể: nộp tờ khai thuế cho mã số thuế nào; gửi hồ sơ BHXH cho đơn vị nào; ký hợp đồng giữa những pháp nhân nào; hay khai báo chứng thư với hệ thống nào. Mỗi giao dịch cần một bộ tham chiếu rõ ràng, chẳng hạn thông báo tiếp nhận đăng ký, giấy tờ doanh nghiệp cập nhật, quyết định phân công người ký hoặc hướng dẫn của cổng.
Không dùng một bảng thông tin cũ làm nguồn duy nhất nếu doanh nghiệp đã đổi tên, địa chỉ, người đại diện hoặc cấu trúc chi nhánh. Ghi ngày cập nhật của tài liệu. Nếu có nhiều pháp nhân cùng nhóm, tạo danh mục mã số thuế và tên pháp lý đã kiểm tra, tránh chọn theo tên thương hiệu hoặc tên gọi nội bộ.
Bước 2. Kiểm tra chứng thư trên Token Manager
Quý khách cắm đúng Token và mở BkavCA Token Manager. Xác nhận phần mềm nhận thiết bị; mở phần thông tin chứng thư. Ghi hoặc chụp lại những trường cần để đối chiếu: Subject/tên chủ thể, mã số thuế hoặc mã định danh nếu hiển thị, serial, đơn vị cấp và khoảng hiệu lực. BKAV hướng dẫn kiểm tra tên chủ thể, mã số thuế hoặc thông tin định danh, serial và thời hạn trong bước nghiệm thu Token.
Nếu có nhiều chứng thư trên thiết bị hoặc nhiều thiết bị cùng dùng trong văn phòng, so serial với sổ tài sản nội bộ. Không chọn chỉ theo tên hiển thị, vì tên gần giống nhau hoặc chứng thư cũ còn được cài trên máy có thể xuất hiện cùng lúc. Nếu cổng hiển thị chứng thư đã đăng ký từ trước, đối chiếu serial tại cổng với serial đang định dùng, nếu cổng cho phép xem.
Bước 3. Bảng đối chiếu trước khi ký
| Trường cần so | Nguồn trong chứng thư | Nguồn hồ sơ nghiệp vụ | Điều cần xác nhận |
|---|---|---|---|
| Chủ thể | Subject/tên thuê bao | Hồ sơ pháp nhân hoặc người ký | Đúng tổ chức/cá nhân dự kiến? |
| Mã số thuế/định danh | Trường chứng thư nếu có | Hồ sơ đăng ký/cổng | Khớp đúng đơn vị nộp? |
| Số serial | Thông tin chứng thư | Sổ Token/cổng đã đăng ký | Đúng thiết bị và đúng chứng thư? |
| Thời hạn | Ngày hiệu lực và hết hiệu lực | Kế hoạch nộp và hồ sơ mua | Còn hiệu lực vào thời điểm ký? |
| Người thực hiện | Chủ thể chứng thư và người giữ | Phân công/ủy quyền nội bộ | Người ký có thẩm quyền? |
| Hồ sơ | Nội dung giao dịch | Bản cuối đã duyệt | Đúng kỳ, đúng pháp nhân, đúng tệp? |
Đối với chứng thư tổ chức, xác nhận mã số thuế và tên pháp lý chính là pháp nhân cần ký. Đối với chứng thư cá nhân trong tổ chức, kiểm tra danh tính cá nhân, chức danh hoặc vai trò khi chứng thư thể hiện, rồi đối chiếu quyết định phân công/ủy quyền nếu giao dịch yêu cầu. Không suy ra rằng chỉ cần cá nhân có chứng thư là có quyền ký thay mọi nghĩa vụ của tổ chức.
Bước 4. Xác nhận tính phù hợp trên cổng dịch vụ
Một số cổng yêu cầu Quý khách khai báo hoặc cập nhật chứng thư trước khi sử dụng. Hãy đối chiếu chứng thư trên cổng với chứng thư của Token đang cắm, đặc biệt sau khi có thay đổi chứng thư. Nếu serial không khớp, Quý khách xem hướng dẫn cập nhật của đúng cổng hoặc liên hệ hỗ trợ trước khi ký. Mỗi hệ thống có cách tiếp nhận và xác nhận riêng, vì vậy cần kiểm tra kết quả ngay tại nơi nộp hồ sơ.
Trước khi ký, đọc lại trang xác nhận của cổng: tên tổ chức/người nộp, mã định danh, kỳ, loại thủ tục, tên tệp và người ký. Nếu cổng tự chọn chứng thư, kiểm tra chứng thư đang hiển thị thay vì giả định hệ thống luôn chọn đúng. Nếu không thấy chứng thư, dừng để kiểm tra phần mềm ký, quyền kết nối và đăng ký chứng thư; không chọn một chứng thư gần giống để tiếp tục.
Bước 5. Phân biệt lỗi dữ liệu với lỗi tin cậy
Nếu cổng báo mã số thuế không khớp, cần kiểm tra trường định danh và thông tin đăng ký tại cổng. Nếu Token Manager không nhận USB, tập trung vào kết nối/phần mềm. Nếu PDF báo chữ ký chưa tin cậy, cần xem chuỗi chứng thư và trạng thái xác minh. Mỗi thông báo chỉ ra một lớp khác nhau; thay PIN sẽ không sửa được sai thông tin pháp nhân, và cập nhật thông tin pháp nhân không làm máy tính nhận một Token hỏng.
Ghi nguyên văn thông báo, chụp riêng vùng liên quan và che dữ liệu không cần thiết. Gửi hỗ trợ qua kênh xác minh; không gửi PIN, mật khẩu hoặc toàn bộ hồ sơ nếu không cần. Nếu phát hiện chứng thư sai chủ thể hoặc thời hạn, không ký hồ sơ thật bằng chứng thư đó; yêu cầu làm rõ trước.
Bước 6. Lưu dấu vết phê duyệt
Quý khách lưu bản cuối được phê duyệt, người lập, người rà, người ký, serial chứng thư dùng, thời điểm ký và mã giao dịch. Ghi tình trạng cổng sau khi gửi. Nếu hồ sơ có yêu cầu chữ ký theo thứ tự, lưu dấu vết từng bước và xác nhận bản mà mỗi người xem là cùng một nội dung. Chỉ giữ dữ liệu cần thiết theo chính sách lưu trữ; hạn chế gửi chứng thư/ảnh chụp cho người không tham gia giao dịch.
Checklist trước khi nhấn Ký
- Đúng doanh nghiệp/chi nhánh và mã số thuế.
- Đúng loại chứng thư: tổ chức hay cá nhân trong tổ chức.
- Đúng serial chứng thư và Token tương ứng trong sổ quản lý, tránh chọn nhầm chứng thư cũ.
- Chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký.
- Người thực hiện có thẩm quyền theo quy trình nội bộ.
- Nội dung, kỳ, tệp đính kèm và cổng nhận đã được rà soát.
- PIN không bị ghi vào hồ sơ hoặc chia sẻ qua tin nhắn.
- Sau khi ký đã kiểm tra trạng thái gửi/tiếp nhận và lưu biên nhận.
Câu hỏi thường gặp
Tên chủ thể có dấu câu khác nhau thì có thể ký không?
Không nên tự kết luận. So sánh trường định danh chính và hồ sơ đăng ký; nếu chưa chắc, xác minh với nhà cung cấp hoặc cổng trước khi gửi.
Chứng thư còn hạn nhưng cổng không nhận, cần làm gì?
Kiểm tra serial đã đăng ký, bộ ký mà cổng yêu cầu, Token Manager/BSP và thông báo lỗi. Còn hạn không đảm bảo cấu hình tại cổng đã đúng.
Tại sao phải lưu serial?
Serial giúp phân biệt chứng thư với chứng thư khác của cùng đơn vị và đối chiếu thiết bị đã đăng ký; bảo vệ thông tin này theo chính sách doanh nghiệp.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Nếu Quý khách phát hiện tên chủ thể, mã số thuế hoặc số serial chưa khớp với hồ sơ đang sử dụng, vui lòng tạm dừng ký và liên hệ hỗ trợ. Quý khách gửi nội dung cần đối chiếu, tên cổng và ảnh phần thông tin chứng thư đã che dữ liệu không liên quan. Khi thông tin đã được xác nhận, hãy kiểm tra lại tài liệu, kỳ hồ sơ và người ký trước khi thực hiện tiếp.