ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Chuẩn bị chữ ký số trước ngày nộp hồ sơ
Quý khách sắp nộp một bộ hồ sơ quan trọng bằng chữ ký số BKAV CA? Chúng tôi khuyến nghị dành thời gian kiểm tra trước ngày nộp để biết USB Token có sẵn, chứng thư còn phù hợp và máy tính đã có công cụ ký mà cổng yêu cầu. Nếu phát hiện lỗi sớm, Quý khách sẽ có thêm thời gian phối hợp với bộ phận hỗ trợ và người phụ trách hồ sơ.
Lịch dưới đây là gợi ý sắp xếp công việc trong doanh nghiệp. Quý khách có thể điều chỉnh theo hạn nộp thực tế, mức độ phức tạp của hồ sơ và thời gian làm việc của các bên. Chúng tôi chia thành các mốc từ khi nhận yêu cầu đến lúc lưu biên nhận. Ở mỗi mốc, Quý khách cần ghi rõ người thực hiện và kết quả kiểm tra để tránh đến ngày cuối mới phát hiện còn thiếu một bước.
Các mốc dưới đây là khung quản trị nội bộ gợi ý, không phải thời hạn pháp định. Doanh nghiệp nên điều chỉnh theo hạn nộp, độ phức tạp, thời gian xử lý của cơ quan tiếp nhận và hướng dẫn hiện hành của cổng. Hồ sơ có rủi ro cao nên bắt đầu sớm hơn.
Bước 1. Khi nhận thông báo có hồ sơ quan trọng
Ngay khi biết kỳ khai, hợp đồng hoặc thủ tục sắp đến hạn, tạo một mục theo dõi với: tên giao dịch; pháp nhân; mã số thuế/mã đơn vị; cổng dự kiến dùng; người lập; người rà soát; người có quyền ký; người giữ Token; ngày nội bộ cần hoàn tất; hạn cuối và đường dẫn hướng dẫn chính thức của cổng.
Xác định chữ ký nào sẽ dùng. Nếu doanh nghiệp có nhiều Token, hỏi Token nào gắn đúng chủ thể. Mở Token Manager và đọc tên chủ thể, serial cùng ngày hết hiệu lực. Không chỉ dựa vào lịch nhắc năm ngoái, vì có thể đã thay Token hoặc chứng thư. Nếu chứng thư còn hiệu lực nhưng người ký hoặc thiết bị đã đổi, đánh dấu cần kiểm tra cập nhật trên cổng.
Bước 2. Trước hạn khoảng một tuần: kiểm tra thiết bị và môi trường
Khoảng một tuần trước hạn là mốc nội bộ hợp lý để xác nhận Token đang có sẵn, thiết bị nguyên vẹn và Token Manager nhận được chứng thư. Kiểm tra máy tính dự kiến dùng, quyền cài phần mềm, kết nối mạng và trình duyệt. Tải bộ cài từ trang BKAV hoặc cổng nghiệp vụ chính thức. Nếu cần cập nhật phần mềm, dành thời gian cho CNTT xác nhận thay vì cập nhật ngay sát giờ gửi.
Kiểm tra người giữ Token có làm việc trong ngày ký không; có người thay thế được ủy quyền nếu nghỉ đột xuất không; thiết bị được lưu ở đâu; PIN do ai quản lý. Không gửi PIN qua lịch, email nhắc việc hay phần ghi chú của tác vụ. Nếu Token cần mang đến máy khác, lên lịch bàn giao và ghi nhận thiết bị.
Bước 3. Trước hạn ba đến năm ngày: thử đúng cổng và đúng luồng
Đăng nhập cổng bằng tài khoản phù hợp, tìm hồ sơ mẫu hoặc giao dịch kiểm tra mà hệ thống cho phép. Kiểm tra cổng có nhận đúng chứng thư và đúng tên pháp nhân không. Nếu cổng cho phép lưu nháp mà chưa gửi, dùng chức năng đó để rà thông tin. Nếu mọi bước thử đều dẫn tới hành động nộp chính thức, không dùng hồ sơ thật để thử; hỏi bộ phận hỗ trợ hoặc kiểm tra hướng dẫn cổng.
Quý khách đối chiếu phiên bản công cụ ký, trình duyệt và hệ điều hành với hướng dẫn của cổng chuẩn bị nộp hồ sơ. Token Manager phục vụ nhận thiết bị và quản lý chứng thư; một số hệ thống cần thêm Signer Plugin hoặc bộ ký chuyên ngành. Nếu lỗi chỉ xuất hiện ở một cổng, Quý khách ghi đúng tên cổng, bước vừa thực hiện và thông báo lỗi. Mỗi lần chỉ điều chỉnh theo một hướng dẫn rõ ràng, sau đó kiểm tra lại kết quả.
Bước 4. Trước hạn một ngày: chốt người, nội dung và thiết bị
Người lập hoàn thành bản nháp và gửi người rà soát theo thời hạn nội bộ. Kiểm tra kỳ báo cáo, đối tượng nộp, file đính kèm và chữ ký cần dùng. Người có quyền ký xác nhận nội dung cuối cùng, lịch ký và nơi nhận thông báo. Thiết bị được cất trong tủ hoặc giao trực tiếp; không để trong máy tính qua đêm.
Không cần nhập PIN trước để “giữ phiên”. PIN chỉ nên được nhập khi người ký đã mở đúng giao dịch và đã kiểm tra nội dung cần ký. Nếu PIN bị quên, không thử lặp lại; làm theo luồng khôi phục hoặc liên hệ hỗ trợ trước ngày cuối.
Bước 5. Ngày nộp: ký, gửi và kiểm tra biên nhận
Quý khách mở lại hồ sơ cuối cùng, xác nhận đúng cổng, đúng pháp nhân, đúng kỳ và đúng chứng thư. Thực hiện ký theo hướng dẫn trên cổng. Sau khi hệ thống phản hồi, ghi rõ trạng thái: đã ký, đã gửi, tiếp nhận, đang xử lý, từ chối hoặc cần bổ sung. Lưu biên nhận, mã giao dịch, thời gian và bản tệp cuối.
Nếu không nhận được phản hồi, không bấm gửi lặp lại liên tục. Kiểm tra lịch sử giao dịch, thông báo hệ thống và email. Nếu hồ sơ có thể đã được tiếp nhận, gửi lặp có thể tạo bản ghi trùng hoặc khó đối soát. Hỏi hỗ trợ của cổng bằng mã giao dịch và ảnh thông báo đã che dữ liệu nhạy cảm.
Mẫu lịch nhắc nội bộ
| Mốc | Ai phụ trách | Kiểm tra |
|---|---|---|
| Khi nhận lịch | Điều phối hồ sơ | Ghi hạn, cổng, người lập/rà/ký |
| Trước hạn 7 ngày | Quản lý Token/CNTT | Thiết bị, chứng thư, máy, phần mềm |
| Trước hạn 3–5 ngày | Kế toán + người ký | Cổng nhận đúng chứng thư; chuẩn bị hồ sơ |
| Trước hạn 1 ngày | Người lập/rà/ký | Chốt tệp, người có mặt, thiết bị, PIN an toàn |
| Ngày nộp | Người ký | Ký/gửi và xác nhận trạng thái, lưu biên nhận |
Câu hỏi thường gặp
Chứng thư còn hạn thì có thể chờ đến ngày cuối mới thử không?
Không nên. Hạn còn hiệu lực chỉ là một điều kiện; máy, phần mềm, tài khoản cổng và dữ liệu đăng ký cũng có thể gây trở ngại.
Nên đặt nhắc trước bao lâu?
Mốc một tuần và vài ngày trước hạn là khung tham khảo để phát hiện lỗi. Với thủ tục cần cập nhật chứng thư hoặc có thời gian xử lý của cổng, bắt đầu sớm hơn và theo hướng dẫn cơ quan tiếp nhận.
Ký thành công có nghĩa là nộp hồ sơ thành công không?
Không nhất thiết. Sau khi ký cần kiểm tra trạng thái gửi/tiếp nhận của cổng và giữ bằng chứng giao dịch.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Nếu một bước kiểm tra chưa đạt, Quý khách vui lòng liên hệ hỗ trợ ngay khi phát hiện và cho biết hạn cần nộp hồ sơ. Thông tin nên gửi gồm tên cổng, thời điểm phát sinh lỗi, máy tính đang dùng và ảnh thông báo lỗi. Quý khách vẫn cần theo dõi trạng thái tiếp nhận trên cổng sau khi gửi; việc xử lý được lỗi ký trên máy chưa xác nhận hồ sơ đã được cơ quan tiếp nhận.