ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Kiểm tra từng chữ ký trong tệp PDF Quý khách nhận được
Quý khách nhận được một tệp PDF có nhiều chữ ký và cần kiểm tra chữ ký BKAV CA trong đó? Chúng tôi hướng dẫn Quý khách mở danh sách chữ ký, xem từng người ký và kiểm tra thông báo về việc tài liệu có thay đổi sau khi ký hay không. Hình chữ ký hoặc tên in trên trang PDF chỉ giúp nhận biết vị trí hiển thị; trạng thái kiểm tra cần được đọc trong phần quản lý chữ ký của phần mềm.
Quý khách có thể bắt đầu bằng Adobe Acrobat Reader trên máy tính: mở tệp PDF, tìm bảng Signatures hoặc Signature Panel, rồi chọn từng chữ ký để xem chi tiết. Tên và vị trí nút có thể khác giữa các phiên bản. Chúng tôi giữ nguyên tên các mục như Signature Properties và Show Signer’s Certificate trong hướng dẫn để Quý khách thuận tiện đối chiếu. Trong quá trình kiểm tra, hãy giữ nguyên tệp nhận được và ghi lại thông báo của từng chữ ký.
Quy trình dưới đây là cách kiểm tra kỹ thuật cơ bản. Kết quả “valid” trong phần mềm là một dấu hiệu quan trọng về tính toàn vẹn và chứng thư theo cấu hình kiểm tra, nhưng người nhận vẫn cần xác minh người ký có đúng thẩm quyền, nội dung có đúng giao dịch và PDF có phải bản cuối cùng hay không. Việc xác định hiệu lực pháp lý phụ thuộc pháp luật và ngữ cảnh giao dịch, không chỉ trạng thái của phần mềm đọc PDF.
Bước 1. Giữ nguyên bản nhận được trước khi kiểm tra
Quý khách lưu bản PDF gốc vào thư mục có quyền truy cập phù hợp. Không ghi đè lên tệp này, không in ra PDF mới, không chuyển qua công cụ “nén/tối ưu” trước khi kiểm tra, vì thao tác chuyển đổi có thể làm mất chữ ký hoặc tạo phiên bản khác. Nếu cần làm việc trên bản sao, đặt tên riêng như hop-dong-ban-sao-de-xem.pdf; giữ bản nhận làm đối chứng.
Ghi nguồn nhận, thời gian, tên người gửi và mã giao dịch nếu có. Nếu tệp đến từ email hoặc cổng nghiệp vụ, không dùng một bản tải về không rõ phiên bản. Khi nhiều người cùng trao đổi, xác nhận mọi người đang nhìn cùng một tệp bằng tên, kích thước hoặc mã băm nếu tổ chức có quy trình. Không gửi tài liệu có dữ liệu nhạy cảm lên công cụ kiểm tra bên thứ ba nếu chưa được phép. NEAC có dịch vụ kiểm tra công khai; trước khi tải tệp lên, cân nhắc phân loại tài liệu và chính sách bảo mật của đơn vị.
Bước 2. Mở bảng chữ ký trong Acrobat Reader
Quý khách mở PDF trong Adobe Acrobat Reader đã cập nhật từ nguồn chính thức. Mở bảng Signatures hoặc Signature Panel. Danh sách có thể hiển thị nhiều chữ ký; đọc từng hàng thay vì chỉ xem trạng thái tổng quan. Mỗi chữ ký nên được xem riêng: ai ký, ký lúc nào theo dữ liệu phần mềm có, chứng thư nào được dùng và có thông báo thay đổi tài liệu hay không.
Chọn chữ ký đầu tiên, mở Signature Properties hoặc trạng thái xác thực. Ghi lại tên chủ thể/Subject, tổ chức phát hành/Issuer, số serial và trạng thái. Sau đó lặp lại cho từng chữ ký còn lại. So tên và vai trò với danh sách người dự kiến ký trong hợp đồng/quy trình. Nếu tên hiển thị viết tắt hoặc chứa thông tin khác cách trình bày trên tài liệu, mở chứng thư để xem trường dữ liệu chính xác; đừng dựa vào ảnh chữ ký hoặc một dòng tên tùy chỉnh.
Chạy Validate Signatures hoặc Validate All Signatures nếu tùy chọn có trong phiên bản phần mềm. Đọc thông báo chi tiết. Có thể có cảnh báo vì chuỗi tin cậy chưa được cấu hình, không lấy được trạng thái thu hồi, thiếu dữ liệu thời gian, hoặc tài liệu có thay đổi sau khi ký. Mỗi cảnh báo có nguyên nhân khác nhau; “chưa xác minh được” không tự động đồng nghĩa giả mạo, nhưng cũng không nên bỏ qua. Lưu nguyên văn thông báo và yêu cầu người gửi giải thích hoặc cung cấp bản khác nếu cần.
Bước 3. Xem thay đổi giữa các lần ký
Trong PDF nhiều người ký, kiểm tra xem chữ ký trước còn hợp lệ sau khi chữ ký tiếp theo được thêm hay không. Phân biệt việc thêm một chữ ký được phép với chỉnh sửa nội dung đã ký. Acrobat có thể cho biết tài liệu đã thay đổi sau khi ký và phần thay đổi có nằm trong giới hạn được phép hay không; giao diện và mức chi tiết tùy loại chữ ký, cấu hình và phiên bản.
Nếu xuất hiện thông báo rằng nội dung đã bị thay đổi sau chữ ký, xem thời điểm và thứ tự ký, nội dung thay đổi và người đã cập nhật tệp. Có thể người ký sau đã điền trường biểu mẫu được phép; cũng có thể tệp đã bị chỉnh sửa ngoài ý muốn. Không tự đoán từ màu biểu tượng. Yêu cầu bên phát hành gửi bản giải thích, bản lịch sử hoặc tệp ký lại đúng luồng nếu không thể xác định thay đổi đó.
Nếu Quý khách cần ký thêm vào PDF đã có chữ ký, hãy kiểm tra tài liệu còn cho phép thêm chữ ký hay đã bị khóa. Khi tài liệu đã khóa, Quý khách trao đổi với bên lập hồ sơ để thống nhất bản và thứ tự ký phù hợp; có thể phải thực hiện lại từ bản chưa ký. Không chuyển đổi tệp hoặc xóa chữ ký trước để cố ký tiếp, vì thao tác đó có thể làm mất giá trị kiểm tra của bản đang có.
Bước 4. Dùng công cụ kiểm tra của NEAC khi cần đối chiếu
Nếu cần kiểm tra bổ sung bằng công cụ của NEAC, Quý khách truy cập đúng trang dịch vụ, đọc hướng dẫn về định dạng được hỗ trợ rồi chọn tệp và thực hiện kiểm tra. Đọc kết quả về người ký, đơn vị cấp chứng thư và trạng thái xác thực thay vì chỉ xem thông báo thao tác hoàn tất. Quý khách lưu ý việc tải tệp lên là gửi tài liệu ra ngoài máy tính. Với hợp đồng hoặc hồ sơ chứa dữ liệu riêng của đơn vị, cần được người có trách nhiệm cho phép trước khi gửi.
Nếu công cụ không trả kết quả, Quý khách ghi lại thông báo và kiểm tra tệp có mở được trên máy tính hay không. Đối chiếu định dạng và dung lượng với yêu cầu đang hiển thị trên dịch vụ. Không sửa nội dung bản gốc chỉ để tải lên thành công. Trường hợp dịch vụ thông báo đang gián đoạn, Quý khách có thể kiểm tra cục bộ bằng phần mềm được đơn vị cho phép và thực hiện đối chiếu bổ sung sau.
Quy trình kiểm tra từng chữ ký
- Lưu tệp gốc và ghi nguồn nhận.
- Mở bằng Acrobat Reader, xem Signature Panel.
- Chọn từng chữ ký, đọc thuộc tính và chứng thư.
- Kiểm tra Subject, Issuer, Serial và trạng thái xác thực.
- Chạy Validate All Signatures nếu có.
- Đọc cảnh báo thay đổi sau mỗi chữ ký; so với quy trình đã thống nhất.
- Xác nhận người ký, nội dung và thứ tự ký với đối tác.
- Lưu kết quả kiểm tra cùng bản gốc; không sửa tệp gốc.
Câu hỏi thường gặp
Một chữ ký valid có chứng minh người đó được quyền ký thay công ty không?
Không. Trạng thái kỹ thuật kiểm tra chữ ký và chứng thư; thẩm quyền đại diện cần đối chiếu hồ sơ doanh nghiệp, phân quyền và quy trình giao dịch.
PDF hiển thị tên BKAV và dấu xanh, có thể chấp nhận ngay không?
Nên mở Signature Panel, kiểm tra chứng thư và xác nhận nội dung/tính toàn vẹn. Biểu tượng trực quan hoặc tên hiển thị không thay cho việc đọc trạng thái.
Có nhiều chữ ký nhưng một chữ ký báo cảnh báo thì sao?
Lưu nguyên văn cảnh báo, xem chữ ký nào bị ảnh hưởng và thứ tự ký. Liên hệ bên gửi để giải thích hoặc yêu cầu bản hợp lệ trước khi dùng tài liệu.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Nếu Quý khách chưa hiểu thông báo trạng thái chữ ký, hãy gửi bộ phận hỗ trợ tên phần mềm đang dùng, nội dung thông báo và ảnh phần thuộc tính chữ ký đã che dữ liệu không liên quan. Quý khách nên mô tả rõ lỗi xuất hiện ở chữ ký đầu, chữ ký sau hay toàn bộ tài liệu. Với tài liệu mật, chỉ chuyển tệp khi người có trách nhiệm cho phép và qua kênh được đơn vị chấp thuận.