ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Đổi người phụ trách Token: bắt đầu từ những việc nào?
Khi kế toán hoặc nhân viên đang quản lý USB Token BKAV chuyển công việc, Quý khách nên tổ chức một buổi bàn giao có người giao, người nhận và người xác nhận. Ngoài chiếc Token, người nhận cần biết chứng thư đang đứng tên ai, còn hiệu lực đến ngày nào, đã sử dụng trên những cổng nào và hồ sơ nào đang chờ xử lý. Chúng tôi hướng dẫn Quý khách kiểm tra từng phần để tiếp tục công việc sau bàn giao.
Quý khách hãy chuẩn bị sổ quản lý thiết bị, danh sách tài khoản nghiệp vụ và máy tính có BkavCA Token Manager. Trong buổi bàn giao, mở phần mềm để cùng xem thông tin chứng thư rồi đối chiếu với hồ sơ đang quản lý. Nếu chỉ đổi người bảo quản thiết bị, Quý khách cần phân biệt việc này với thay đổi người có tên trong chứng thư hoặc người được quyền ký. Trường hợp có thay đổi thông tin người ký, vui lòng xác nhận thủ tục phù hợp trước khi sử dụng tiếp.
Trước ngày bàn giao: lập danh sách và hẹn người nhận
Người phụ trách cũ lập danh sách các Token do mình quản lý. Với từng thiết bị, ghi mã tài sản nội bộ, nhãn hoặc số nhận dạng vật lý, chủ thể chứng thư, mã số thuế/mã định danh, serial, hạn chứng thư, vị trí cất giữ và bộ phận chịu trách nhiệm. Nếu Token cá nhân trong tổ chức, nêu rõ tên người được ghi nhận trong chứng thư thay vì gộp chung vào Token doanh nghiệp.
Ghi thêm những cổng đã cài hoặc đăng ký chứng thư: chẳng hạn cổng Thuế, Hải quan, BHXH, ngân hàng, hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các website khác mà doanh nghiệp đang dùng. Danh sách này không khẳng định mỗi cổng cần thao tác cập nhật giống nhau. Nó là danh mục để người nhận kiểm tra hướng dẫn hiện hành của chính cổng đó. Ghi tài khoản quản trị và đầu mối liên hệ ở nơi lưu trữ an toàn; không ghi mật khẩu/PIN trong danh sách công khai.
Chọn người nhận dựa trên nhiệm vụ được giao và quyền hạn, không mặc định người gần đây nhất là người có quyền ký. Nếu người ký theo chứng thư thay đổi, cần xác minh hồ sơ đăng ký chứng thư mới và thẩm quyền; bàn giao Token không tự thay đổi danh tính trong chứng thư. Hẹn thời gian có mặt của người giao, người nhận và người phê duyệt; bàn giao trực tiếp giúp cùng kiểm tra thiết bị và tránh để Token không rõ người giữ.
Trong buổi bàn giao: kiểm tra thiết bị, chứng thư và tình trạng
- Đối chiếu mã tài sản nội bộ với danh sách. Kiểm tra vỏ thiết bị, nắp, phụ kiện hoặc niêm phong nếu đơn vị có dùng. Ghi nhận dấu hiệu hỏng, lỏng hoặc không nhận USB; không cố cắm thiết bị hư vào nhiều máy.
- Cắm từng Token vào máy được phép, mở Token Manager và xác nhận phần mềm nhận đúng thiết bị. Đọc tên chủ thể, mã số thuế/mã định danh, serial và thời hạn chứng thư. Người giao và người nhận cùng đọc hoặc ghi lại thông tin tối thiểu cần thiết.
- Đối chiếu thông tin với phiếu nghiệm thu và danh sách hệ thống. Nếu khác biệt, tạm dừng bước chuyển sang người mới cho đến khi xác định đó là thay đổi có chủ đích hay sai sót.
- Kiểm tra Token có hoạt động ở trạng thái cơ bản; không cần ký thử hồ sơ thật. Nếu phải thử tại cổng, chọn giao dịch kiểm tra an toàn và không gửi hồ sơ ngoài ý muốn.
- Ký biên bản ghi ngày giờ, người giao, người nhận, người phê duyệt, thiết bị và các tồn tại cần xử lý. Không yêu cầu người nhận ghi PIN vào biên bản.
PIN nên được quản lý riêng theo chính sách an toàn. Nếu người cũ từng biết PIN mà giờ không còn phụ trách, đánh giá việc đổi PIN hoặc yêu cầu reset. Không gửi PIN mới chung với biên bản, danh sách thiết bị hoặc email bàn giao. Quý khách có thể thực hiện đổi PIN trong Token Manager theo hướng dẫn phù hợp với thiết bị. Nếu quên PIN hoặc chưa rõ cách thao tác, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ và dừng thử đoán mã.
Sau bàn giao: rà quyền, hệ thống và hồ sơ tồn
Quý khách lần lượt kiểm tra các cổng trong danh sách đã lập. Chứng thư đang đăng ký có đúng serial và còn hiệu lực không? Người nhận thông báo, tài khoản quản trị và người được quyền ký đã phù hợp với phân công mới chưa? Nếu chứng thư thay đổi, Quý khách thực hiện khai báo theo hướng dẫn hiện hành của từng cổng. Nếu chỉ đổi người bảo quản Token mà chứng thư giữ nguyên, không tự sửa thông tin chứng thư trên hệ thống khi chưa xác định cần thay đổi mục nào.
Rà soát danh sách hồ sơ đang chờ: tờ khai nháp chưa gửi, giao dịch đã ký nhưng chưa có biên nhận, hồ sơ bị trả lại, hóa đơn đang chờ xử lý. Người phụ trách cũ bàn giao trạng thái và thời hạn, không chỉ gửi file. Người phụ trách mới xác nhận đã truy cập được tài khoản nghiệp vụ được phân công và biết đầu mối nhận thông báo.
Nếu người cũ còn quyền trên tài khoản dùng chung, thu hồi hoặc đổi quyền theo quy trình CNTT. Tài khoản cổng, Token và chứng thư là các lớp khác nhau: đổi người giữ USB không nhất thiết tự thu hồi tài khoản trên website; đổi mật khẩu đăng nhập cũng không thay đổi chứng thư gắn với Token. Kiểm tra từng lớp một để không bỏ sót.
Nếu người cũ đã nghỉ đột xuất
Nếu không thể bàn giao trực tiếp, trước tiên xác định ai đang giữ thiết bị qua sổ tài sản và hỏi quản lý có trách nhiệm. Không tự mở tủ hoặc đăng nhập tài khoản cá nhân của nhân viên cũ nếu chưa có thẩm quyền. Nếu Token chưa tìm thấy, tạm ngừng sử dụng chứng thư đó, báo người phụ trách an toàn thông tin/quản lý và liên hệ đơn vị cấp để được hướng dẫn biện pháp phù hợp. Không chia sẻ PIN cũ để người khác “thử xem còn hoạt động không”.
Khi Token tìm được, nghiệm thu lại như thiết bị vừa nhận: đối chiếu chứng thư, serial, ngày hết hạn và kiểm tra phần mềm nhận Token. Nếu nghi PIN bị lộ, thực hiện đúng luồng đổi/reset đã được nhà cung cấp xác nhận. Lưu lại thời điểm phát hiện, người kiểm soát và hành động đã thực hiện trong hồ sơ sự cố.
Checklist hoàn tất
- Có danh sách từng Token, chứng thư và người chịu trách nhiệm mới.
- Đã đối chiếu tên chủ thể, mã số thuế/mã định danh, serial và hạn.
- Đã lập danh sách các cổng nghiệp vụ cần rà soát.
- Đã bàn giao hồ sơ tồn và lịch nộp gần nhất.
- Đã xem xét PIN riêng biệt, không ghi PIN vào biên bản.
- Đã rà quyền truy cập tài khoản và người nhận thông báo.
- Đã xác nhận người nhận biết cách cất giữ, sử dụng và báo mất Token.
Câu hỏi thường gặp
Đổi người giữ Token có cần làm lại chứng thư không?
Không thể kết luận chỉ dựa trên việc đổi người giữ. Nếu chứng thư nêu một cá nhân cụ thể, thay đổi người ký có thể đòi hỏi thủ tục khác với việc một nhân viên quản lý thiết bị thay cho người khác. Kiểm tra loại chứng thư và hỏi đơn vị cấp hoặc bộ phận pháp chế.
Có thể để PIN của Token trong két cùng thiết bị không?
Điều đó làm giảm tác dụng của việc tách thông tin xác thực khỏi thiết bị. Dùng cách quản lý phù hợp với chính sách của đơn vị và giới hạn người được tiếp cận.
Tài khoản trên cổng đã đăng ký chứng thư cũ thì sao?
Kiểm tra hướng dẫn thay đổi chứng thư của từng cổng. Một số hệ thống cần thao tác đăng ký/cập nhật riêng; không mặc định cập nhật ở Token Manager sẽ thay đổi dữ liệu trên các cổng.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Trường hợp người phụ trách cũ đã nghỉ và Quý khách chưa có đủ thông tin bàn giao, vui lòng kiểm kê thiết bị trước, sau đó liên hệ bộ phận hỗ trợ để được hướng dẫn kiểm tra chứng thư hoặc xử lý PIN theo tình trạng thực tế. Quý khách cho biết Token hiện do ai quản lý, phần mềm có nhận thiết bị hay không và hồ sơ nào đang cần xử lý. Không thử đoán mã PIN liên tục.