ĐẠI LÝ ỦY QUYỀN
Quý khách cần kiểm tra gì khi nhận USB Token mới?
Quý khách vừa nhận USB Token BKAV CA đăng ký mới và muốn kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng? Chúng tôi hướng dẫn Quý khách lần lượt đối chiếu thiết bị, thông tin chủ thể, thời hạn chứng thư và khả năng sử dụng trên cổng cần ký. Quý khách nên thực hiện ngay khi nhận bàn giao, lúc hồ sơ đăng ký và thông tin đơn hàng còn đầy đủ, để thuận tiện xử lý nếu có sai lệch.
Trước tiên, Quý khách chuẩn bị USB Token, hồ sơ đã dùng để đăng ký và máy tính dự kiến sử dụng. Sau khi máy nhận thiết bị, mở BkavCA Token Manager để kiểm tra tên chủ thể, mã số thuế hoặc thông tin định danh, số serial và thời hạn chứng thư. Chúng tôi lưu ý Quý khách kiểm tra cả bước đăng ký chứng thư trên cổng nghiệp vụ: máy tính nhận Token là một bước, còn hồ sơ được cổng tiếp nhận cần được xác nhận riêng sau khi gửi.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đối chiếu
Trước khi cắm thiết bị, tập hợp bản đăng ký dịch vụ, hóa đơn hoặc xác nhận đơn hàng, giấy tờ doanh nghiệp đã dùng khi đăng ký và thông tin người dự kiến sử dụng. Không gửi các tài liệu này vào nhóm chat rộng hoặc nơi không kiểm soát. Người nghiệm thu chỉ cần xem thông tin cần thiết để so sánh; không cần chụp, lưu hay phát tán dữ liệu cá nhân nếu không phục vụ đối chiếu.
Ghi lại ai giao thiết bị, ai nhận, ngày nhận, tình trạng niêm phong nếu có và mã nhận dạng ngoài vỏ Token nếu được cung cấp. Mã trên nhãn thiết bị có thể khác cách hiển thị số serial chứng thư. Không kết luận hai mã phải giống nhau nếu chưa có tài liệu của nhà cung cấp xác nhận. Mục tiêu là lưu được cả thông tin thiết bị và serial của chứng thư để sau này phân biệt các Token trong đơn vị.
Quý khách sử dụng máy tính Windows được doanh nghiệp cho phép cài phần mềm. Tải BkavCA Token Manager từ mục tải phần mềm của BKAV. Nếu bộ cài tải về ở dạng ZIP, giải nén trước khi chạy tệp cài đặt bên trong. Quý khách đọc tên phần mềm và thông tin nhà phát hành trước khi cho phép chạy. Trường hợp máy do bộ phận CNTT quản lý, hãy nhờ bộ phận này cài đặt hoặc xác nhận quyền thực hiện.
Bước 2. Nhận dạng đúng Token và chứng thư
Quý khách cắm một Token tại một thời điểm để tránh nhầm giữa các thiết bị. Mở BkavCA Token Manager và quan sát xem ứng dụng có nhận thiết bị hay không. Nếu không nhận, ghi lại cổng USB đã thử, thông báo hiển thị và thời điểm. Có thể thử một cổng USB khác theo hướng dẫn của BKAV, nhưng không tháo lắp liên tục khi ứng dụng đang thao tác với thiết bị.
Trong phần thông tin chứng thư, đối chiếu tối thiểu: tên chủ thể hoặc tên thuê bao; mã số thuế, mã định danh hay trường nhận diện tương ứng với đối tượng đăng ký; số serial chứng thư; ngày bắt đầu hiệu lực và ngày hết hiệu lực. Tên có thể được viết tắt, dấu câu hoặc định dạng trường khác nhau tùy loại chứng thư. Vì vậy, không chỉ so từng ký tự với tên trên bảng hiệu. Hãy đối chiếu trường dữ liệu tương ứng với hồ sơ gốc và xác nhận với người phụ trách đăng ký nếu có khác biệt.
Nếu chứng thư cấp cho tổ chức, tên tổ chức và mã số thuế là hai mốc quan trọng cần so khớp với giấy tờ dùng đăng ký. Nếu là chứng thư cá nhân trong tổ chức, kiểm tra thông tin cá nhân và mối liên hệ/chức danh được thể hiện theo loại chứng thư đã chọn. Các trường hiển thị có thể khác theo loại chứng thư. Quý khách ghi đúng thông tin đang có trên phần mềm; nếu thiếu mục cần đối chiếu, vui lòng liên hệ hỗ trợ để được hướng dẫn xem chi tiết.
Bước 3. Kiểm tra thời hạn và lưu hồ sơ nghiệm thu
Quý khách đọc ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực trực tiếp trong Token Manager hoặc cửa sổ chứng thư. Đừng chỉ dựa vào lời nhắn “gói ba năm” trên đơn hàng, vì thời hạn thương mại và ngày hiệu lực ghi trên chứng thư có thể trình bày khác nhau. Ghi ngày theo định dạng rõ ràng, chẳng hạn ngày/tháng/năm, để tránh nhầm tháng với ngày. Nếu chứng thư hiển thị thời gian theo múi giờ hoặc định dạng khác, bảo toàn ảnh chụp gốc và ghi cách đọc.
Lập phiếu nghiệm thu gồm: mã thiết bị nội bộ; thông tin nhận dạng vật lý; chủ thể chứng thư; mã số thuế hoặc mã định danh đã đối chiếu; serial chứng thư; ngày hiệu lực; ngày hết hạn; tên người giao và người nhận; kết quả phần mềm nhận Token; các chênh lệch cần xử lý. Ảnh chụp màn hình nên che thông tin không cần thiết trước khi lưu trong thư mục dùng chung. Không chụp hoặc ghi mã PIN vào phiếu, email hay bảng theo dõi.
Nếu trường thông tin sai, chưa rõ hoặc chứng thư sắp hết hạn bất thường so với xác nhận đặt mua, tạm dừng bàn giao để sử dụng. Giữ lại thông tin lỗi và liên hệ kênh đăng ký/hỗ trợ chính thức để xác minh. Không tự sửa nội dung chứng thư, không thử “làm mới” bằng cách nhập PIN hoặc cập nhật cấu hình chưa được hướng dẫn.
Bước 4. Thử trong môi trường nghiệp vụ an toàn
Sau khi thông tin chứng thư đã phù hợp, Quý khách xác định cổng đầu tiên cần sử dụng: Thuế, BHXH, Hải quan, hóa đơn, ngân hàng hoặc dịch vụ khác. BkavCA Token Manager giúp máy nhận Token và xem thông tin chứng thư. Công cụ thực hiện ký trên cổng có thể là BkavCA Signer Plugin hoặc bộ ký riêng theo yêu cầu của hệ thống. Quý khách kiểm tra hướng dẫn của đúng cổng đang dùng trước khi cài thêm thành phần, tránh cho rằng chỉ cần máy nhận Token là đã hoàn tất chuẩn bị.
Chọn một giao dịch kiểm tra không phát sinh nộp hồ sơ thật nếu cổng có chế độ xem thông tin hoặc kiểm tra chứng thư. Nếu chỉ có nút ký và gửi, không bấm thử trên hồ sơ thực tế của doanh nghiệp chỉ để kiểm tra thiết bị. Hãy dùng hồ sơ thử được cổng cho phép hoặc làm theo hướng dẫn của quản trị hệ thống. Sau khi ký một tài liệu thử, xác nhận trạng thái tiếp nhận hoặc kết quả kiểm tra; thao tác ký thành công trên máy chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được cơ quan tiếp nhận.
Checklist nghiệm thu nhanh
- Đã xác nhận đúng thiết bị thuộc đơn đăng ký.
- Token được Token Manager nhận trên máy dự kiến sử dụng.
- Tên chủ thể và mã số thuế/mã định danh khớp hồ sơ.
- Đã lưu serial chứng thư và đối chiếu ngày hiệu lực, ngày hết hạn.
- Đã ghi rõ người quản lý và vị trí lưu giữ Token.
- Chưa lưu hoặc gửi PIN trong biên bản, ảnh hay tin nhắn.
- Đã xác định cổng nghiệp vụ cần cấu hình tiếp theo.
- Có đầu mối xử lý các sai lệch trước khi nộp hồ sơ thật.
Câu hỏi thường gặp
Token Manager nhận thiết bị nhưng cổng không thấy chứng thư, đã nghiệm thu đạt chưa?
Chỉ nghiệm thu phần thiết bị và chứng thư được phần mềm nhận. Khả năng dùng tại từng cổng là hạng mục riêng; kiểm tra đúng bộ ký, quyền kết nối và việc đăng ký chứng thư trên cổng đó.
Có cần gửi ảnh Token cho người phụ trách không?
Chỉ khi quy trình nội bộ cần thiết. Ưu tiên lưu số hiệu nội bộ và thông tin chứng thư tối thiểu; không gửi PIN, mật khẩu máy tính hay dữ liệu xác thực.
Nếu tên doanh nghiệp khác dấu câu so với hồ sơ thì xử lý thế nào?
Đối chiếu trường nhận diện chính, mã số thuế và tài liệu cấp. Nếu không chắc đó là định dạng hợp lệ, hỏi đơn vị cấp trước khi đưa Token vào sử dụng chính thức.
Khi Quý khách cần hỗ trợ
Nếu thông tin chứng thư chưa khớp hồ sơ đăng ký, Quý khách vui lòng tạm dừng sử dụng và liên hệ bộ phận hỗ trợ. Để chúng tôi có thông tin đối chiếu, Quý khách chuẩn bị nội dung đang bị lệch, số serial chứng thư và ảnh màn hình đã che dữ liệu không liên quan. Quý khách không gửi mã PIN. Sau khi được hướng dẫn xử lý, hãy kiểm tra lại các mục trong checklist trước khi bàn giao Token cho người phụ trách.